Gespräche beenden

Man problematisiert häufig Gesprächseinstiegssituationen und lässt dabei ganz außer Acht, dass auch das gekonnte Beenden von Gesprächen gelernt sein will. Wie führt man Geschäftsbesprechungen zu einem lösungsorientierten Ende und sichert dabei die erzielten Ergebnisse? Wie beendet man ausufernde Telefonate, bei denen man ja keine körpersprachlichen Signale, wie Aufstehen und zur Tür begleiten, einsetzen kann? Wie schließt man Smalltalksituationen ab um sich den nächsten Kontakten zuwenden zu können?

Eine gute Moderatorin oder ein guter Moderator hat von Anfang an die zeitliche Limitierung der Sitzung im Blick. Es gehört zur Professionalität, die Zeit solcher Gespräche sorgfältig einzuteilen. Die zur Verfügung stehende Zeit wird zu Beginn mit der Gruppe abgestimmt und im Verlauf der Sitzung wird auf die restliche Zeit verwiesen. Das bremst ausufernde Redner meistens aus und ermuntert sie, auf den Punkt zu kommen. Gegen Ende werden die erzielten Ergebnisse von der Sitzungsleiterin zusammengefasst und konkrete Handlungsschritte mit Zeitplan und handelnden Personen festgelegt.  Damit ist die Sitzung zu Ende und das wird auch konsequent durchgehalten.

Mit geschäftlichen Telefonaten verfährt man ähnlich. Zusammenfassung, Ziel- und Handlungsfestlegung beenden das Gespräch. Platzt ein unangemeldetes Telefonat in einen ungünstigen Moment, so vereinbart man einen späteren Telefontermin. Gute Umgangsformen zeigen sich beim Telefonat nur durch die Sprache, also sollte man so höflich wie möglich und ehrlich den Grund nennen, warum man im Moment nicht reden kann und sich zu einem geeigneteren Zeitpunkt wieder melden. Bei Vielrednern hilft es zu Beginn zu sagen: „Ich habe jetzt fünf Minuten Zeit für Sie.“ – und diesen Zeitraum auch konsequent einzuhalten.

Bei Smalltalkgelegenheiten geht es oft darum, mehrere Kontakte an einem Abend herzustellen. Was also tun, wenn das Gegenüber so angeregt durch das nette Gespräch ist, dass es die Zeit vergisst und man ohne gezieltes Eingreifen einfach nicht wieder los kommt? Man kann indirekt vorgehen und den Gesprächspartner zu einer anderen Gruppe bringen und ihn dort mit den anderen ins Gespräch bringen. Mit einer netten Abschiedsfloskel kann man sich dann verabschieden. Der direkte Weg geht ohne Umschweife und vor allem ohne Rechtfertigung vor, die schnell als Ausrede aufgefasst werden kann. Das kann dann folgendermaßen klingen: „Die Unterhaltung mit Ihnen war anregend, vielleicht haben wir ja einmal die Gelegenheit zur Fortsetzung. Jetzt verabschiede ich mich von Ihnen. Auf Wiedersehen.“ Dabei wurde folgendes beachtet: – eine Positive Rückmeldung wertet das Gespräch auf. – Die positive Aussicht zeigt das Interesse. – Der Abschiedsgruß markiert die klare Trennung. So kann man sich entspannt dem nächsten Gesprächspartner zuwenden.

Ein besonderer Hinweis: Wenn man von sich weiß, dass man eher dazu neigt, viel zu reden, so kann man auf Signale der Ungeduld achten, wie weg gleitende Augen oder fahrige Handbewegungen. Es macht Sinn, dann eine Frage zu stellen, um dem Gegenüber so Gelegenheit zu geben, sich wieder aktiv zu beteiligen.