Telefon

Die Wirksamkeit einer Botschaft wird nach Untersuchungen des Soziolinguisten Albert Mehrabian nur zu 7% vom Inhalt bestimmt, alles weitere hängt von der Stimme und zum größten Teil von der Gesamterscheinung ab. Nun steht uns beim Telefonieren nur die Stimme und der Inhalt zur Verfügung, der fehlende Teil wird vom Gehirn in Form eines Fantasiebildes, ähnlich wie ein nicht zu Ende gespieltes Lied, das in Gedanken immer weiter gesungen wird, produziert. Es ist also wichtig, per Stimme einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Man meldet sich deshalb immer deutlich mit dem eigenen Namen, dem man den Firmennamen anhängt. Eher konservative Unternehmen stellen den Firmennamen an die erste Stelle, doch ist hier zu beachten, dass die Frau Müller oder der Herr Maier mit der freundlichen Stimme die unmittelbare Kontaktperson sind und die hier geweckte Sympathie auf das Unternehmen, das häufig für den Anrufenden nur ein anonymes Gebilde darstellt, ausstrahlt. Hieran schließt sich die Frage „Was kann ich für Sie tun?“ an. Hektik oder gar Arroganz haben in der professionellen Telefonstimme absolut nichts zu suchen. Wenn ein Anruf ungelegen kommt, vereinbart man einen späteren Rückruf.

Beim Telefonieren sollten bestimmte Zeiten eingehalten werden. Viele Menschen beginnen ihren Arbeitstag sehr früh, um ungestört vom Telefon wichtige Arbeiten zu erledigen. Deshalb sollte erst ab 9.00 h angerufen werden. Die Zeit nach der Mittagspause ist ebenfalls ungünstig, falls man Wert auf ein konzentriertes Gespräch legt. Das Leistungs- und Konzentrationstief ist in dieser Zeit weit verbreitet. Privatpersonen sollten zwischen 13.00 h und 15.00 h vom Telefonklingeln verschont bleiben.

Unbedingt unterlassen sollte man, auch am Handy, ein „Hallo“ oder gar „Ja“ anstelle eines korrekten Meldens, denn es zeugt nicht von einer guten Kinderstube.

Ein besonderer Hinweis: Ein Lächeln macht eine Stimme angenehm und sympathisch und hebt noch dazu die eigene Laune. Wenn das Gehirn schon ein Fantasiebild produziert, dann kann es sich auch ebenso gut einen netten Menschen am anderen Ende vorstellen. Und nette Kontakte sind das Salz in der Suppe des vielleicht manchmal faden Arbeitsalltags!